على حسب خبرتي في العمل في الجامعة انك تقدم طلب لكليتك او لعمادة الدراسات العليا على حسب الاليه المتبعة في جامعتك وهم بدورهم يقدموا طلبك للجان المختصة لدراسة الطلب وبعد اكتمال جميع الاوراق المطلوبة طبعاً بعد توصيات مشرفك الدراسي هنا في امريكا راح تحال معاملتك الى مجلس الجامعة للموافقه على القرار واغلب الجامعات بتعمل تفويض لمدير الجامعة بخصوص تمديد او انهاء او ترقية البعثات الخ بالتوقيع نيابة عن مجلس الجامعة واصدار القرار وبعدين هم يعملوا اجراء داخلي بتمرير اوراقك للتوقيع في اقرب جلسة و بالنسبة لموضوع التوفل او غيرة هذا يرجع لمشرفك الدراسي هنا هل يوصي به او لا انت اسال المشرف وهوا راح يدلك على الطريق السليم