طلب الحضور لازم يكون قبل حضور المؤتمر ويجب عليك إحضار توصية من مشرفك/تك في الجامعة بأهمية المؤتمر لدراستك. إذا جتك الموافقة تصرف لك التذاكر حق السفر لمقر المؤتمر. أثناء الحضور تأخذ الشهادة حق الحضور وكذلك إيصال رسوم التسجيل. بعد إنتهاء المؤتمر والعودة تكتب تقرير حوالي صفحة عن عنوان المؤتمر والأعمال الخاصة بالمؤتمر كمعرض الكتب والأوراق البحثية وما إلى ذلك. وترفع ومن ثم يأتيك التعويض.